Een succesvol evenement organiseren doe je zo!
Het organiseren van een evenement begint allemaal bij een goede voorbereiding. Hoe groot, of klein het evenement ook mag zijn. De voorbereiding is key om van een gewoon evenement, een succesvol evenement te maken. Bij het organiseren van een evenement komt namelijk behoorlijk wat kijken. Vat dit dus zeker niet te licht op. In dit artikel vertellen wij jou in 10 stappen hoe jij een succesvol evenement organiseert.
Bepaal de doelstelling
Allereerst is het belangrijk om voor jezelf te bepalen waarom je dit evenement organiseert. Wat is jouw doel? Wil jij een evenement organiseren om een nieuw product te promoten, wil jij een personeelsfeest organiseren, of ga je voor een groot muziekevenement. Er zijn ontzettend veel verschillende soorten evenementen. Elk evenement heeft zijn eigen plan van aanpak nodig. Zorg er dus voor dat jij helder op papier hebt staan wat voor je evenement je wil organiseren. Wat je wil bereiken met het organiseren van dit evenement, en wat de doelgroep van het evenement is.
Stel een team samen
Vervolgens is het zaak om het juiste team samen te stellen. Je kunt nog zoveel ervaring hebben, het organiseren van een grootschalig evenement is geen taak voor één persoon. Zorg dat je de juiste mensen inzet op de juiste posities. Iemand voor personeelswerving, iemand voor de catering, de marketing enz. Geef vervolgens iedereen de juiste taken. Op deze manier kunnen jullie gestructureerd aan de slag met de organisatie van het evenement.
Het budget
Het bepalen van een budget kan best lastig zijn. Denk bij het bepalen van een budget niet alleen aan de voor de hand liggende zaken zoals catering, personeel en een locatie. Denk ook aan eventuele vergunningen of verzekeringen die er nodig zijn om dit evenement te kunnen organiseren. Heb jij zelf niet de financiële middelen om het budget toereikend te maken? Dan kun je natuurlijk ook op andere manieren het geld bij elkaar verzamelen. Sponsoring is hier een goed voorbeeld van.
Bepaal de beste datum
Het bepalen van een datum klinkt misschien heel eenvoudig. Toch zijn er behoorlijk wat zaken waar je rekening mee moet houden wanneer je de datum gaat kiezen voor jouw evenement. Denk bijvoorbeeld aan andere evenementen in de omgeving, schoolvakanties, het seizoen en de best dag. Pols ook eens bij jouw leveranciers of zij nog beschikbaar zijn op de gewenste datum. Ook zij hebben te maken met drukke periodes bijvoorbeeld rond de feestdagen, of in het voorjaar/zomer.
Kies de perfecte locatie
Het kiezen van de locatie is misschien wel het allerbelangrijkste. De locatie moet namelijk voldoen aan een aantal belangrijke aspecten; het moet ruimte bieden aan het gewenste aantal bezoekers. Maar de sfeer en uitstraling is natuurlijk ook ontzettend belangrijk. Denk ook verder na, heb jij een groot evenement georganiseerd op een grote locatie? Hoe ga je dan met het personeel in contact blijven. Om met elkaar tijdens het evenement in contact te blijven kan je bijvoorbeeld een verhuurder van portofoons contacten. Houd bij het kiezen van een locatie dus ook rekening met de techniek en presentatie ondersteuning.
De invulling van het programma
Een succesvol evenement moet natuurlijk een goed programma hebben. Dit kan van alles zijn zoals een artiest of een spreker. Zorg ervoor dat het programma goed aansluit met de doelgroep van het evenement. Heb jij meerdere artiesten of sprekers? Zorg er dan voor dat de inhoud goed met elkaar afgestemd wordt zodat er geen overlap in het programma voorkomt.
Catering
De catering is een van de belangrijkste onderdelen van het evenement. In elke grote stad kun je dan ook wel een goede cateraar vinden. Zorg er ook hier weer voor dat je de catering laat matchen met de doelgroep. Organiseer jij een evenement voor het zakelijke publiek dan zal jij heel ander eten serveren dan wanneer jij een evenement organiseert voor jonge hippies. Een succesvol evenement begint met de juiste catering.
De marketing voor een succesvol evenement
Zonder marketing, geen evenement. Heb jij de afgelopen weken, of maanden ontzettend hard gewerkt om het evenement te organiseren? Dan wil je natuurlijk ook dat dit een succes wordt! Het is daarom belangrijk om marketing in te zetten en te zorgen dat iedereen van jouw evenement afweet. Wanneer is het? Waar kun je kaartjes kopen? En wat zijn de kosten? Het inzetten van marketing is essentieel voor het succesvol organiseren van een evenement.
Maak een draaiboek
Stel een draaiboek op. Het is belangrijk dat iedereen op de dag van het evenement weet wat de bedoeling is. In een draaiboek verwerk je alle algemene informatie, betrokken partijen, contactpersonen en een telefoonlijst. Neem het draaiboek goed door en controleer of alle belangrijke informatie is opgenomen in het boek.
Evalueren
Het is belangrijk om na afloop van het event te evalueren. Wat ging goed, en wat ging minder goed. Hier kun je alleen maar lessen uithalen voor een volgende keer!
